Le courrier de l’ARC sera envoyé par défaut en ligne seulement

Si votre client est propriétaire d’une entreprise, il doit ajouter une nouvelle tâche à son agenda déjà bien rempli : vérifier si l’Agence du revenu du Canada (ARC) lui envoie de la correspondance en ligne. En effet, à partir de la semaine prochaine, les entreprises recevront les avis de cotisation et autres correspondances fiscales uniquement en ligne, à moins qu’elles ne fassent une demande spécifique pour recevoir du courrier papier.

À partir du 12 mai, l’ARC utilisera le courrier en ligne comme méthode par défaut pour la livraison de la plupart des courriers d’affaires, a rappelé l’agence aux propriétaires d’entreprises dans un communiqué récent.

Le changement, annoncé l’automne dernier, s’applique à partir du 12 mai aux nouveaux numéros d’entreprise et aux enregistrements de comptes de programme. Il s’appliquera à compter du 16 juin aux entreprises existantes inscrites à Mon dossier d’entreprise ou à celles dont les représentants accèdent aux services de l’ARC en leur nom par l’entremise de Représenter un client.

« Le passage au numérique signifie que les entreprises devront se connecter à Mon dossier d’entreprise pour recevoir des pièces de correspondance importantes, telles que les avis de cotisation », rappelle l’ARC dans son communiqué. Ce changement vise à rendre la gestion des obligations fiscales en ligne plus rapide, plus facile et plus sûre pour les entreprises.

Dans un billet de blogue publié en février, Grewal Guyatt prévient que l’absence de courrier peut avoir un « impact important » sur la capacité d’une entreprise à s’opposer à la cotisation de l’ARC ou à interjeter appel. « Les propriétaires d’entreprise doivent être conscients de ce changement à venir et être proactifs en s’assurant qu’ils ont accès à leurs comptes d’entreprise de l’ARC, souligne le cabinet. Il faut notamment s’assurer que l’adresse électronique figurant sur le compte de l’ARC est à jour. »

« Sans accès en ligne existant, les entreprises devront rapidement s’inscrire à Mon dossier d’entreprise pour éviter de perdre l’accès à la correspondance importante de l’ARC (y compris les avis de cotisation), ce qui augmente le risque de délais non respectés et de problèmes de conformité », commente CPA Canada dans un message en ligne en mars.

Les entreprises existantes qui ne sont pas inscrites à Mon dossier d’entreprise par l’intermédiaire du propriétaire de l’entreprise ou d’un représentant, les organismes de bienfaisance et les entreprises non-résidentes qui n’ont pas accès à Mon dossier d’entreprise par l’intermédiaire d’un représentant ou d’un propriétaire ou directeur résidant au Canada sont exemptés de ce changement. Ces entreprises continueront à recevoir leur correspondance de l’ARC par courrier papier, selon le communiqué de l’ARC.

La correspondance d’entreprise comprend les avis, lettres, formulaires, relevés et autres documents de l’ARC concernant les comptes ou les déclarations de revenus des entreprises. L’ARC considère que la correspondance est reçue à la date à laquelle elle est affichée dans Mon dossier d’entreprise.

Certaines autres correspondances qui ne peuvent être transmises en ligne continueront d’être envoyées par la poste — les chèques, par exemple, si l’entreprise n’est pas configurée pour le dépôt direct.

À partir du 12 mai, les propriétaires d’entreprise peuvent demander à recevoir de la correspondance par courrier papier via le compte d’entreprise de leur compte de l’ARC ou en remplissant et en envoyant par la poste le formulaire RC681 (demande d’activation du courrier papier pour mon entreprise). L’ARC a averti que si la demande est faite par courrier papier entre le 12 mai et le 16 juin, le propriétaire de l’entreprise peut encore recevoir de la correspondance en ligne dans Mon compte d’entreprise jusqu’à ce que l’agence traite la demande.

L’ARC a également indiqué que tout courrier papier non distribuable entraînera un changement vers le courrier en ligne, de sorte que les propriétaires d’entreprises recevant du courrier papier doivent tenir leur adresse postale à jour. De plus, pour continuer à recevoir du courrier papier, une demande doit être faite tous les deux ans, selon le communiqué.

Dans son billet de mars, CPA Canada a indiqué qu’elle avait fait part de ses préoccupations concernant le passage au courrier en ligne dans une présentation à l’ARC.

Par exemple, elle a recommandé que les contribuables soient autorisés à demander une correspondance papier lors de la création d’un nouveau numéro d’entreprise ou de l’ajout d’un compte de programme à un numéro d’entreprise existant.

« De nombreux contribuables ont besoin de numéros d’entreprise à des fins spécifiques et souvent limitées, et peuvent ne pas avoir les capacités nécessaires pour la communication numérique, s’inquiète CPA Canada. Par exemple, les parents de personnes handicapées ou âgées qui emploient des soignants peuvent avoir besoin d’un numéro d’entreprise uniquement pour verser les retenues à la source. »

CPA Canada rappelle que les entreprises et les contribuables ne devraient pas opter pour la correspondance en ligne uniquement parce qu’un représentant y a accès via le portail Représenter un client. « Les représentants disposent souvent d’un accès limité et spécifique, et ne sont généralement pas responsables de la gestion de la correspondance de l’ARC au nom des contribuables », précise l’organisation.